Contractbeheerder Huisvesting&Facilitair (project Weerbaarheid), Alkmaar

Heb jij uitgebreide kennis en ervaring binnen huisvestings- en facilitaire vraagstukken en wil je deze inzetten voor de maatschappij? Wil jij meewerken aan de weerbaarheid van onze regio en impact maken op hoe wij voorbereid zijn op crises? Dan zoeken wij jou.

Als contractbeheerder Weerbaarheid werk je in het team Huisvesting, Facilitair&Inkoop (HFI). Dit iséén van de vijf teams van Bedrijfsvoering die werkzaamheden verrichten ten behoeve van de afdelingen Ambulancezorg, Brandweer, GHOR, Meldkamer, Risico- en Crisisbeheersing en Zorg- en Veiligheidshuis. Veiligheidsregio Noord-Holland Noord is één van de grootste maatschappelijk betrokken organisaties in de regio. Ons motto: “Samen Hulpvaardig”!

VRNHN heeft een Bestuurlijke opdracht van onze 16 gemeenten vertaald in een regionaal programma‘Versterken Weerbaarheid’. Dit programma bestaat uit meerdere deelprojecten:

Versterken eigen continuïteit

Risicocommunicatie

Extreem Weer

Veerkrachtig netwerk

Een omvangrijk programma waar een speciale organisatie structuur voor is ingericht. Jij gaat input leveren aan deze (deel)projecten vanuit je facilitaire en huisvestingsachtergrond. We zoeken geen projectleider die alleen acties coördineert, maar iemand die de handen uit de mouwen steek en samen met de collega’s van team huisvesting, facilitair en inkoop de projecten voorziet van de juiste informatie.

Het gaat om een zelfstandige rol waarin jij hét facilitaire en huisvestingsaanspreekpunt bent voor programma Weerbaarheid. Binnen deze functie krijg je veel verantwoordelijkheid en wordt geleund op jouw kennis. Als je bepaalde specifieke kennis niet hebt, weet jij je weg te vinden om het programma toch van de juiste informatie te voorzien. Jebegrijpt dat wat jij aanlevert, van belang is in het grote geheel van de voorbereiding van VRNHN op het brede vraagstuk van Weerbaarheid.

Vanuit onze hoofdlocatie worden 57 locaties (ambulanceposten en brandweerkazernes) gefaciliteerd. De (deel) projecten gaan uit van crisis scenario’s waar VRNHN zich op voorbereidt. Elk scenario heeft een andere uitdaging op facilitair en huisvestingsvlak. Denk bijvoorbeeld aan:

Eigen continuïteit : wat is er voor nodig om het eigen team van huisvesting en facilitair in tijden van crisis draaiende te houden?

Noodsteunpunten : welke facilitaire en huisvestingszaken dienen aanwezig of georganiseerd te zijn om te voldoen aan de inrichting van een noodsteunpunt?

Uitval elektriciteit : wat werkt nog wel en wat niet, en hoe organiseren we back-up?

Jouw collega’s van HFI werken dagelijks aan een optimale dienstverlening op onze locaties. De collega Contractbeheerders en Huismeesters zijn o.a. verantwoordelijk voor:

Aansturing van de leveranciers op het gebied van huisvesting, facilitair- en logistiek management en de controle op de uitvoering van gemaakte contractafspraken;

Het monitoren van dienstverleningsovereenkomsten tussen VRNHN en het onderhouden van contacten hierover met gemeenten;

RI&E’s en de meer jaren onderhoudsplannen van de locaties.

Zij weten dus al veel van onze locaties en de bijzonderheden van de dienstverlening van VRNHN. Het is jouw taak om de vragen voor programma Weerbaarheid af te vangen en de collega’s hierin te ontlasten. Het balanceren tussen sparren met de collega’s maar zélf meedraaien in het programma Weerbaarheid is een soft skill die belangrijk is voor deze functie.

Eerste jaar Deze functie is initieel voor een periode van 2 jaar. Het eerste jaar staat voornamelijk in het teken van het meedraaien in de projecten van Weerbaarheid. Tijdens je werkweek houd je je bezig met:

Informatie : Je beantwoordt facilitaire en huisvestingsvragen die vanuit de (deel)projecten van Programma Weerbaarheid komen;

Overziet en coördineert : de vragen die team HFI raken bewaak jij, inclusief deadlines en onvoorziene uitdagingen. Hierbij let je op dubbele of tegenstrijdige vragen en belangen vanuit de verschillende (deel)projecten zodat dit niet conflicteert. Hierin signaleer jij, de projectleiders de probleem eigenaren.

Leveranciers- en contractinformatie : Je begrijpt dat uitbreiding of aanpassing op onze locaties effect hebben op bestaande contracten, werkwijzen en afspraken. Je overziet dit en stemt af met je collega Contractbeheerders over mogelijke effecten.

Gesprekspartner : Je sluit aan bij overleggen vanuit de projectstructuur, maar bewaakt daarin goed jouw eigen rol en taken. Vanuit enthousiasme werkzaamheden oppakken is mooi, maar je blijft binnen je vakgebied van huisvesting en facilitair.

Inkoop en contracten : je stemt af met de collega’s van inkoop en/of je collega Contractbeheerders als bij het project zaken moeten worden ingekocht, of uitbreiding van bestaande contracten nodig is. Je werkt accuraat en zorgt dat je administratie op orde is.

Samenwerken : Je werkt nauw samen met collega’s en bent een verbinder, je spreekt externen op professionele wijze aan.

Voorbereiden en planvorming is mooi, maar uitvoeren en beheer volgt daarna! De verwachting is dat in het tweede jaar de (deel)projecten meer gaan naar een beheer en uitvoeringsfase. Voor jou als Contractbeheerder Weerbaarheid betekent dat een verschuiving in werkzaamheden:

Bestendigen: vanuit het eerste jaar zullen zaken ingeregeld zijn, die periodiek aandacht vragen. Denk aan: onderhoud, contract evaluatie, financiën. Je brengt in kaart welke zaken dit zijn, en stemt met de betrokken collega’s af wat er precies nodig is om dit structureel in de bedrijfsvoering van VRNHN te borgen.

Uitvoeren: zaken die zijn ingekocht of afgestemd zullen worden geleverd en in uitvoering gebracht worden. Dit vergt coördinatie en fysieke uitvoering, handen uit de mouwen dus. Je stemt af met leveranciers, je collega’s én de projectstructuur.

De werkzaamheden uit het eerste jaar zullen naar verwachting blijven bestaan, maar minder intensief.

Kenmerk van projecten is hollen of stilstaan. Om die reden zullen we ook een interne verbetering van team HFI of deelname aan een ontwikkelpunt als stopklus aan je geven. Dit zal een taak zijn die het toelaat om als stopklus op te pakken, zodat je focus blijft liggen op de projecten uit programma Weerbaarheid.

Je werkt zelfstandig binnen het team van Huisvesting, Facilitair en Inkoop. Het team is je sparringpartner en helpt je je weg te vinden binnen de organisatie. Je komt terecht in een dynamisch team waar ambitie en betrokkenheid centraal staan. De lat ligt hoog, maar de sfeer is toegankelijk: naast hard werken is er ruimte voor humor en aandacht voor elkaar. Je schakelt voornamelijk met collega’s van de brandweer, ambulancedienst, Crisisbeheersing en de projectstructuur.

Wie ben jij?

Je krijgt energie van uitzoeken, regelen en doorpakken. Je verstaat je vak en overziet wat nodig is. Je bent een doener zonder zó hard te rennen dat je het overzicht verliest. Tegelijkertijd ben je een verbinder, iemand die weet hoe je dingen voor elkaar krijgt binnen een team en met externe partners.

Sterke communicatieve vaardigheden: Je staat stevig genoeg in je schoenen om je mening en advies duidelijk en met goed onderbouwde argumenten te kunnen geven. Hierbij kun je dienstverlenend en flexibel blijven richting bijvoorbeeld projectleiders;

Netwerk- en omgevingsbewustzijn: Je kunt goed samenwerken en hebt een scherp oog voor wat er speelt binnen en buiten de organisatie. Je bent je bewust van het speelveld van VRNHN en onze dienstverlening;

Analytisch sterk: Je kunt effectief doelen en prioriteiten bepalen, signaleert problemen en kansen, doet voorstellen en onderneemt uit eigen beweging actie;

Verder heb je:

HBO werk- en denkniveau: aangevuld met een relevante opleiding binnen huisvesting en/of facilitair, of een passende werkervaring binnen het vakgebied van huisvesting en/of facilitair;

Aantoonbare werkervaring in contract- en leveranciersmanagement;

Rijbewijs B;

Het is een pré als je binnen een overheidsinstantie relevante werkervaring hebt opgedaan, en je ervaring hebt in een soortgelijke functie.

Wat bieden wij?

Een uitdagende en veelzijdige functie voor

32 - 36 uur per week

waarin je veel vrijheid en ruimte om contractmanagement naar een hoger niveau te tillen.

Naast een marktconform salaris, minimaal€3.464,= en maximaal € 5.034,= (schaal 9, CAR(-UWO) Veiligheidsregio’s) op basis van een 36-urige werkweek. Inschaling afhankelijk van opleiding en werkervaring.

Je ontvangt 18,63% van je brutosalaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB). Hierin zijn opgenomen: eindejaarsuitkering, vakantiegeld, levensloopbijdrage en de financiële waarde van 14,4 uur bovenwettelijk verlof.

Voor je ontwikkeling hebben wij een uitgebreid scholingsaanbod beschikbaar via onze eigen VR Academie en het online trainingsplatform Good Habitz.

Wij hanteren een beleid voor hybride werken waarbij de richtlijn voor niet-locatie gebonden werkzaamheden is dat je 50% op je thuiswerkplek werkt als je werk dat toelaat. Als je werkplek nog niet aan de eisen voldoet, krijg je een bijdrage van maximaal€ 1000,- om dit in orde te maken.

In eerste instantie krijg je een aanstelling voor een jaar, conform afspraken vanuit de CAR(-UWO)). Na het eerste jaar krijg je opnieuw een aanstelling voor een jaar. De functie is voor 2 jaar bestendigd. Het is nog onduidelijk of ná deze 2 jaar de functie structureel wordt geborgd binnen team HFI. In 2027 wordt duidelijk of structurele borging gerealiseerd kan worden.

Wil jij meewerken aan de weerbaarheid van onze regio en impact maken op hoe wij voorbereid zijn op crises? Dan komen we graag met je in contact.

Sluit je aan bij Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en maak impact op het actuele vraagstuk van Weerbaarheid. Solliciteer via de knop onderaan de vacature en voeg een actueel cv en een motivatie(brief) in, waarin je aangeeft wat jou aantrekt in de functie, waar je focus ligt en wat je inspireert.

#J-18808-Ljbffr