Projectleider Financieel Systeem, Arnhem

Over de functie In het kort: Je gaat als projectleider het financiële applicatielandschap analyseren, toekomstscenario’s en business cases uitwerken, impact- en GAP-analyses uitvoeren en een besluitdocument opstellen om vernieuwing van processen en systemen bestuurlijk te onderbouwen.

Wie zijn wij? ArtEZ University of the Arts is de thuisbasis voor een diverse, internationale gemeenschap van studenten, docenten en onderzoekers die bij ons de ruimte vinden voor artistieke, intellectuele en persoonlijke groei. Kunst bindt ons. Kunst zet aan tot vernieuwende ideeën en alternatieve denkwijzen. Ons motto is: kunst verandert. Art changes. Met inspirerend kunstonderwijs op hbo bachelor- en masterniveau en toonaangevend artistiek onderzoek creëert ArtEZ de plek waar je een verschil kunt maken, in de kunst én in de samenleving. ArtEZ heeft circa 3.200 studenten en 1.100 docenten en andere medewerkers en heeft locaties in Arnhem, Enschede en Zwolle.

De opdracht en jouw verantwoordelijkheden ArtEZ werkt momenteel met meerdere systemen voor financiële, HR- en inkoopprocessen (o.a. Exact, HR2day, Spendcloud en Topdesk). Deze inrichting kent beperkingen in procesondersteuning, samenhang, efficiëntie en managementinformatie. Denk aan het ontbreken van integraal contractmanagement, project- en verplichtingenadministratie en end-to-end ondersteuning van het Purchase-to-Pay proces.

Wat ga je doen als projectleider Financieel Systeem?

Je analyseert de huidige situatie (IST) van processen en systemen

Je werkt toekomstscenario’s (SOLL) uit voor een geïntegreerde oplossing

Je voert een GAP-analyse uit met impact op processen, organisatie en IT

Je stelt een business case op met financiële onderbouwing (kosten, baten, TCO/ROI)

Je levert een helder besluitdocument op voor directie en college van bestuur

Deze opdracht is primair gericht op verkenning. Je zorgt voor draagvlak om tot heldere besluitvorming te komen. In deze fase willen we nadrukkelijk de inzichten van alle belangrijke stakeholders meenemen. Je betrekt actief de senior vertegenwoordiging van Financiën, HR, Business Control en Concern Control en key-users uit de academies/diensten.

De externe projectleider rapporteert aan het hoofd Financieel Economische Zaken en de directeur Bedrijfsvoering.

Eisen

Dienstverband:

ZZP (of detachering)

Taaleisen:

Nederlandstalig, taal aan te leveren CV: Nederlands

Kandidaat is beschikbaar voor de volledige gevraagde opdrachtperiode en voor het minimaal gevraagde aantal uren per week.

Kandidaat is beschikbaar voor het verificatiegesprek op de door opdrachtgever genoemde datum en tijd.

Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO- of WO-werk- en denkniveau.

Kandidaat beheerst de Nederlandse taal mondeling en schriftelijk minimaal op C1-niveau.

Kandidaat is in staat zelfstandig Nederlandstalige bestuursstukken, projectdocumentatie en besluitvormingsnotities op te stellen.

Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van projectmanagement op basis van opleiding, certificering of relevante praktijkervaring.

Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van Agile en/of Lean op basis van opleiding, certificering of ervaring.

Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met complexe verandertrajecten waarin processen, systemen, governance en stakeholders samenkomen.

Kandidaat beschikt over organisatiesensitiviteit binnen het hoger kunstonderwijs dan wel een aantoonbaar vergelijkbare bestuurlijk-professionele onderwijs-, cultuur- of kennisorganisatie.

Kandidaat kan werken binnen een aanbestedingsplichtige organisatie en begrijpt dat projectvoorbereiding moet aansluiten op rechtmatige inkoop- en aanbestedingsprocessen.

HBO+/WO werk- en denkniveau.

Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in complexe IT- en verandertrajecten

Sterk in stakeholdermanagement

Kennis van finance&control, AO/IB, compliance en rechtmatigheid in een (semi)publieke context

Aantoonbare ervaring van projectmanagement door opleiding en/of ervaring

Kennis van Lean methodiek en Agile werken door opleiding en/of ervaring

Ervaring met procesanalyse van complexe processen in de bedrijfsvoering

Ervaring met financiële SaaS-/ERP- en P2P-oplossingen

Uitstekende Nederlandse taalvaardigheid (C1), zowel mondeling als schriftelijk

Aantoonbaar sterk in het schrijven van een project initiatie document en rapportages

Organisatiesensitief, verbindend en in staat om uiteenlopende belangen te structureren en te vertalen naar bestuurbare besluiten.

Stevige persoonlijkheid, resultaatgericht en gewend om te sturen op besluitvormingsproces

De kandidaat dient concreet, verifieerbaar en herleidbaar te motiveren op welke wijze deze aan de opdracht voldoet. De onderbouwing dient aan te sluiten op het CV van de kandidaat.

De kandidaat dient ervoor zorg te dragen dat het CV ten minste inzicht geeft in: relevante opleidingen en certificeringen; werk- en denkniveau; concrete projectervaring; rol en verantwoordelijkheden van de kandidaat; duur en omvang van eerdere opdrachten; aard van de organisatie waarin de ervaring is opgedaan; toegepaste projectmanagement-, agile-, lean- of verandermethodieken; ervaring met financiële systemen, ERP, P2P, verplichtingenadministratie, projectadministratie, contractmanagement of vergelijkbare bedrijfsvoeringsprocessen; ervaring met bestuurlijke besluitvorming, stuurgroepen, directie, CvB, MT of vergelijkbare gremia.

Verificatie van CV, ervaring, competenties, organisatiesensitiviteit en opdrachtbegrip in gesprek.

Wensen

Relevante opleiding richting bedrijfskunde, bestuurskunde, finance, informatiemanagement, change management, projectmanagement of vergelijkbaar. (Duidelijk relevant (2 Punten) / Beperkt relevant (1 Punten) / Niet aantoonbaar (0 Punten))

Projectmanagementcertificering. (Gevorderd zoals PRINCE2 Practitioner/IPMA C/PMP/AgilePM Practitioner (3 Punten) / Basisniveau zoals PRINCE2 Foundation/IPMA D/ (2 Punten) / Geen certificering maar wel ervaring: 1 (1 Punten))

Lean/Agile/Scrum-certificering of aantoonbare methodische toepassing. (Certificering of aantoonbare toepassing in project (2 Punten) / Basiskennis (1 Punten) / Geen (0 Punten))

Kennis van verandermanagementmethodieken. (Aantoonbaar toegepast in complexe organisatie (2 Punten) / Beperkt (1 Punten) / Geen (0 Punten))

Ervaring als projectleider, programmaleider of implementatiemanager bij selectie, implementatie of vervanging van een financieel systeem, ERP-systeem, P2P-oplossing of vergelijkbare bedrijfsvoeringsapplicatie. (3 of meer opdrachten (10 Punten) / 1-2 opdrachten (5 Punten) / Geen (0 Punten))

Ervaring met financiële processen zoals begroten, verplichtingenadministratie, inkoopfactuurverwerking, crediteuren, grootboek, projectadministratie en managementinformatie. (Uitstekend onderbouwd met voorbeelden (2 Punten) / Voldoende (1 Punten) / Beperkt (0 Punten))

Ervaring met Procure-to-Pay-processen, waaronder aanvraag, bestelling, ontvangst, factuurcontrole en betaling. (Aantoonbaar projectmatig ingericht of verbeterd (2 Punten) / Basiservaring (1 Punten) / Geen (0 Punten))

Relevante ervaring binnen hoger kunstonderwijs of een organisatie met vergelijkbare artistieke, creatieve of professionele autonomie. (Hoger Kunstonderwijs (5 Punten) / Vergelijkbare culturele/creatieve omgeving (3 Punten) / Geen (0 Punten))

Ervaring met het opstellen of begeleiden van een businesscase, programma van eisen, marktconsultatie, aanbestedingsstrategie of selectiedocument voor bedrijfsvoeringssoftware. (Zelfstandig opgesteld/begeleid (4 Punten) / beperkte bijdrage (2 Punten) / Geen (0 Punten))

Ervaring met stakeholderconsultaties en vertaling daarvan naar functionele, technische en procesmatige eisen. (Aantoonbaar zelfstandig (3 Punten) / Beperkt (1 Punten) / Geen (0 Punten))

Begrip en inzicht over rechtmatigheid, besluitvorming, dossiervorming, audit trail en objectieve vastlegging. (Aantoonbaar toegepast (2 Punten) / Basis (1 Punten) / Geen (0 Punten))

Ervaring met rapportage aan stuurgroep, directie, CvB, MT of vergelijkbaar bestuurlijk gremium. (Structureel als projectleider (5 Punten) / Incidenteel (2 Punten) / Geen (0 Punten))

Aantoonbare organisatiesensitiviteit in complexe professionele organisaties met decentrale belangen en bestuurlijke besluitvorming. (Uitstekend onderbouwd met voorbeelden (2 Punten) / Voldoende (1 Punten) / Beperkt (0 Punten))

Kandidaat kan een IST-SOLL-analyse uitvoeren voor financiële processen, applicatielandschap, governance, risico’s en beheersmaatregelen. (Aantoonbaar zelfstandig uitgevoerd (5 Punten) / Beperkt (2 Punten) / Geen (0 Punten))

Kandidaat kan complexe financiële, technische en juridische informatie vertalen naar begrijpelijke besluitvormingsdocumenten voor management en bestuur. (Uitstekend met concrete voorbeelden (5 Punten) / Voldoende onderbouwd (2 Punten) / Onvoldoende onderbouwd (0 Punten))

Ervaring met communicatie richting gebruikersorganisatie, key-users en proceseigenaren bij systeem- of procesverandering. (Aantoonbaar breed toegepast (2 Punten) / Beperkt (1 Punnt) / Geen (0 Punten))

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 2x 3 maanden

Gespreksdatum: maandag 8 juni vanaf 15:00

Dienstverband: ZZP (of detachering)

Over de opdrachtgever ArtEZ University of the Arts is een kunstopleiding met vestigingen in Arnhem, Enschede en Zwolle. De opleiding biedt diverse bachelor- en masteropleidingen op het …