Coördinator Woo-verzoeken, klachten en klantvragen openbare …, Breda

Coördinator Woo-verzoeken, klachten en klantvragen openbare ruimte In deze impactvolle rol ben jij de schakel tussen “buiten” en onze organisatie: je brengt rust en overzicht, organiseert de afhandeling en bewaakt voortgang en termijnen. Zo help je mee aan vertrouwen en goede dienstverlening.

Je snapt hoe een gemeente werktén je kunt je verplaatsen in waarom iemand een Woo-verzoek doet of een klacht indient. Je houdt van structuur, schakelt makkelijk met collega’s en externe partijen en je communiceert duidelijk, ook als het spannend of politiek gevoelig kan zijn.

Wat ga je doen? Als coördinator heb je drie hoofdsporen. Jij zorgt dat het proces klopt: juiste toewijzing, compleet dossier, afstemming, termijnen bewaken, duidelijke communicatie!

Woo-verzoeken (Wet open overheid) Je coördineert, samen met een collega‑coördinator uit een andere afdeling, de vakinhoudelijke behandeling van Woo-verzoeken binnen het Ruimtelijk Economisch Domein (RED). Je haalt informatie op bij de collega’s die die informatie beheren (bijv. beheer openbare ruimte, wijkmanagers) en zorgt dat degevraagde informatie volgens het vastgestelde werkproces wordt aangeleverd aan de indiener.

de juiste inhoudelijk behandelaar(s) achterhalen en het verzoek in het zaaksysteem toewijzen aan behandelaar, teamleider en team;

in eData (anonimiseersoftware) een werkruimte en dossier aanmaken en (waar nodig) korte gebruikersinstructies geven;

administratieve procesondersteuning bieden aan behandelaars;

afstemming tussen inhoudelijk behandelaar(s) en de Woo-functionaris (juridische ondersteuning);

bewaart en rappelleert op termijnen en regelt verlengingen waar nodig;

(in overleg) politiek gevoelige Woo-verzoeken markeert in het zaaksysteem.

Klachtafhandeling Wanneer een klacht niet informeel kan worden afgehandeld door het centrale Klachtenteam (KCC), komt deze bij jou. Jij vormt het dossier, neemt contact op met de indiener, haalt informatie op bij de betrokken collega’s en teamleider, en zorgt dat de klacht volgens de spelregels zorgvuldig wordt afgehandeld.

je zoekt de juiste inhoudelijke behandelaar en wijst de klacht in het zaaksysteem toe aan team en persoon;

je ondersteunt de behandelaar administratief in het proces;

je stemt af tussen inhoudelijk behandelaar(s) en het Klachtenteam;

je bewaakt en rappelleert op termijnen en regelt verlengingen;

je markeert (in overleg) politiek gevoelige klachten.

Klantvragen openbare ruimte Ook klantvragen komen bij jou binnen. Jij zorgt voor een compleet dossier, verheldert waar nodig de vraag en zet deze goed weg in Djuma. Je bewaakt dat vragen binnen de termijnen worden opgepakt en afgehandeld.

je zoekt de juiste inhoudelijk behandelaar(s) en zet de zaak in Djuma op naam van behandelaar, teamleider en team;

je ondersteunt administratief;

je verheldert vragen door, als dat helpt, eerst contact te nemen met de vraagsteller;

je bent binnen Wijkzaken dé contactpersoon voor het verdelen/monitoren van klantcontacten en zaken in Djuma;

je pakt een coördinerende rol bij vragen rondom aanvragen en informatieverzoeken (bijv. graafschades kabels&leidingen, waardevolle houtopstanden) en bij vragen met een juridisch karakter.

Je Brengt Mee:

minimaal mbo werk- en denkniveau;

ervaring als procesondersteuner of in een vergelijkbare coördinerende rol;

het vermogen om te verbinden (met collega’s én met inwoners/organisaties);

goed omgevingsbewustzijn en gevoel voor bestuurlijke/politieke sensitiviteit;

affiniteit met openbare ruimteén sociaal‑maatschappelijke vraagstukken;

uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie;

doortastendheid en standvastigheid om binnen termijnen af te ronden;

affiniteit met juridische processen (juridische opleiding is niet nodig);

gevoel voor zaakgericht werken en de vaardigheid om systemen (zoals Djuma) snel eigen te maken;

een verbeterblik: je ziet waar processen slimmer/duidelijker kunnen en draagt daar actief aan bij.

Benefits

Een opdracht voor in eerste instantie een jaar, voor 28-36 uur per week, met kans op omzetten naar onbepaalde tijd.

Een bruto maandsalaris van maximaal€5.033,- (schaal 9, cao gemeenten) op basis van een 36-urige werkweek.

Boven op je salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%. Dat kun je inzetten voor bijvoorbeeld een studie, extra verlof of de aanschaf van een fiets. Je kunt het ook laten uitbetalen als een soort 13e maand.

201,6 verlofuren per jaar bij een fulltime dienstverband.

Een goede werk‑privébalans met flexibele werktijden.

Een goede pensioenregeling bij ABP waarbij wij als werkgever 70% van de premie betalen en jij slechts 30%.

Bij gemeente Breda stimuleren we duurzaam reizen. Reis je met het OV of de fiets, dan vergoeden we je reiskosten volledig. Kom je met de auto, dan kan dat uiteraard ook; hierbij geldt een kilometervergoeding tussen de 8 en 30 km enkele reis.

#J-18808-Ljbffr