Administratief Medewerker, The Hague

Internationale projecten soepel laten verlopen vraagt om goede ondersteuning. Als Administratief Medewerker zorg jij dat de administratie klopt en processen goed lopen. Je werkt in het gezellige en bevlogen team Public and Private Sector Development en ondersteunt collega’s bij projecten die wereldwijd impact hebben. Je schakelt met verschillende collega’s en zorgt dat alles achter de schermen geregeld is. Daarmee draag je direct bij aan het succes van het team.

Waar jij aan werkt Het grootste deel van je werk bestaat uit administratieve ondersteuning van internationale projecten. Je verwerkt gegevens in het administratiesysteem (BAS) en zorgt dat documenten compleet en op orde zijn. Je ondersteunt bij het laten aftekenen van brieven en het versturen van contracten. Ook controleer je subsidieaanvragen en zorg je dat deze volledig zijn voordat ze verder in behandeling gaan.

Je werkt nauw samen met collega’s binnen en buiten het team, zoals managementondersteuners en projectmedewerkers. Binnen het team stem je werkzaamheden goed af en zorg je dat informatie duidelijk wordt vastgelegd en makkelijk terug te vinden is. Ook registreer je deelnemers aan evenementen en houd je overzichten bij die belangrijk zijn voor het team.

Je werkt intensief samen met een collega administratief medewerker binnen het team. Jullie verdelen het werk, nemen taken van elkaar over en zorgen samen dat de ondersteuning goed doorloopt. De afdeling maakt gebruik van een gezamenlijk mailadres voor ondersteuningsvragen, dat jullie samen beheren. Ook werk je samen met andere administratief en managementondersteuners binnen de afdeling. Bij drukte of in vakantieperiodes spring je voor elkaar bij.

Een kleiner deel van je werk bestaat uit secretariële ondersteuning van het team. Je helpt bij het plannen en organiseren van werkzaamheden en zorgt dat dagelijkse zaken goed geregeld zijn.

Beheren van de telefoon en mailbox.

Inplannen van afspraken en reserveren van vergaderruimtes en parkeerplaatsen.

Verwerken van post en bestellingen.

Bijhouden van ziekte- en herstelmeldingen en autorisaties.

Ondersteunen bij teamactiviteiten en bijeenkomsten.

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

1 jaar

Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij Je werkt zelfstandig en pakt werkzaamheden snel op. Je blijft rustig als er meerdere taken tegelijk lopen en houdt overzicht in je werk. Je plant je werkzaamheden goed en werkt nauwkeurig volgens afspraken en procedures. Daarbij werk je prettig samen met collega’s en neem je werk over als dat nodig is.

Verder heb je:

Een afgeronde mbo-opleiding in een administratieve of secretariële richting.

Minimaal 4 jaar werkervaring met administratieveén secretariële werkzaamheden, waaronder het werken met administratiesystemen, documentbeheer en het ondersteunen van een team.

Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Excel, Teams en Word) voor administratieve en ondersteunende werkzaamheden.

Ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere collega’s of een team in een werkomgeving met wisselende werkzaamheden.

Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal B2-niveau, omdat je veel schriftelijk en mondeling contact hebt.

Beheersing van de Engelse taal op minimaal B1-niveau, omdat je werkt in een internationale omgeving.

Ervaring met systemen zoals BAS, IBIS of Achilles is een pré

Hier kom je te werken Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie Welkom bij het team Public and Private Sector Development! Dit team bestaat uit 2 subteams (PSD en PPSD). Jij zal vallen binnen het PSD team. In ons dynamische en gezellige team werken 35 adviseurs aan opdrachten van het ministerie van Buitenlandse Zaken, gericht op private sector ontwikkeling en marktontwikkeling en 5 projectondersteuners en administratief medewerkers.

Ons team werkt zeer nauw samen met het andere subteam van PPSD: Public and Private Sector Development team. (Eigenlijk zijn weéén geheel van meer dan 65 medewerkers). In jouw functie zal je nauw samenwerken met mensen uit beide teams. Er vinden gezamenlijke overleggen en uitjes plaats. Ook is er samenwerking met de andere teams binnen de afdeling Internationale Samenwerking die werken aan thema’s als water, voedselzekerheid, energie, landgebruik en gezondheid en met andere teams binnen de afdeling Internationaal Ondernemen.

#J-18808-Ljbffr