Projectmanager John Dewey College, The Hague

John Dewey College zoekt een project-/eventmanager

De

projectmanager / eventmanager

is verantwoordelijk voor de voorbereiding, organisatie, uitvoering en evaluatie van projecten, activiteiten en bijeenkomsten binnen en buiten de school. De functie vraagt om een combinatie van organisatorisch vermogen, projectmatig werken, communicatieve vaardigheid en praktische daadkracht. De project-/eventmanager zorgt ervoor dat activiteiten professioneel, tijdig, binnen budget en in lijn met de visie en uitstraling van de school worden gerealiseerd.

De functionaris werkt nauw samen met de schoolleiding, onderwijsteams, ondersteunend personeel, externe partners, leveranciers, ouders, leerlingen en andere betrokkenen. Daarbij bewaakt de project-/eventmanager de planning, taakverdeling, communicatie, financiën, kwaliteit en logistiek van projecten en evenementen.

Doel van de functie Het doel van de functie is het professioneel organiseren en coördineren van schoolbrede evenementen en projecten, zodat deze bijdragen aan de profilering, ontwikkeling en kwaliteit van de school. De project-/eventmanager zorgt voor rust, overzicht en voortgang in processen waarin veel partijen, deadlines en praktische details samenkomen.

Kerntaken De project-/eventmanager:

ontwikkelt project- en eventplannen, inclusief doelstelling, planning, begroting, taakverdeling, communicatieplan en evaluatie;

coördineert de uitvoering van projecten, schoolbrede evenementen, zoals open dagen, informatieavonden, presentaties, ouderbijeenkomsten, projectafsluitingen, tentoonstellingen, netwerkbijeenkomsten en externe ontvangsten;

bewaakt deadlines, voortgang, budgetten, kwaliteit en gemaakte afspraken;

zorgt voor duidelijke interne en externe communicatie rondom projecten en evenementen;

stemt af met interne betrokkenen, waaronder schoolleiding, docenten, mentoren, ondersteunend personeel en leerlingen;

onderhoudt contacten met externe partners, leveranciers, gemeente, maatschappelijke organisaties, culturele instellingen en andere samenwerkingspartners;

maakt draaiboeken, planningen, actielijsten en evaluaties;

signaleert risico’s en knelpunten tijdig en doet voorstellen voor oplossingen;

zorgt voor praktische organisatie, zoals ruimtes, techniek, catering, materialen, ontvangst, bewegwijzering, veiligheid en nazorg;

borgt opgedane ervaringen, formats, draaiboeken en werkwijzen, zodat projecten en evenementen steeds efficiënter en professioneler kunnen worden georganiseerd;

levert een bijdrage aan de zichtbaarheid, uitstraling en positionering van de school.

Resultaatgebieden 1. Projectvoorbereiding en planning De project-/eventmanager vertaalt ideeën en opdrachten naar concrete projectplannen. Daarbij worden doelstellingen, rollen, planning, middelen, risico’s en benodigde besluiten helder uitgewerkt. De functionaris zorgt ervoor dat betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht en wanneer acties gereed moeten zijn.

2. Organisatie en uitvoering De project-/eventmanager zorgt voor een professionele uitvoering van projecten en activiteiten. Dit betekent dat logistiek, communicatie, personele inzet, materialen, techniek, veiligheid en ontvangst goed zijn voorbereid en op de dag zelf adequaat worden gecoördineerd.

3. Communicatie en afstemming De functionaris is een verbindende schakel tussen verschillende betrokkenen. Hij of zij communiceert helder, tijdig en zorgvuldig met collega’s, leerlingen, ouders, externe partners en leveranciers. Daarbij wordt rekening gehouden met de doelgroep, de gevoeligheid van de situatie en de gewenste uitstraling van de school.

4. Financieel en administratief beheer De project-/eventmanager stelt begrotingen op, bewaakt kosten, vraagt offertes aan, vergelijkt leveranciers en houdt overzicht over financiële afspraken. Administratie, contracten, offertes en evaluaties worden zorgvuldig vastgelegd.

5. Kwaliteitsbewaking en borging Na afloop van projecten en evenementen wordt geëvalueerd wat goed ging en wat beter kan. De project-/eventmanager verwerkt deze inzichten in verbeterde formats, draaiboeken en werkwijzen. Hierdoor ontstaat een professionele project- en eventstructuur binnen de school.

Taken en verantwoordelijkheden De project-/eventmanager is verantwoordelijk voor:

het opstellen en bewaken van projectplanningen;

het organiseren van interne en externe evenementen;

het bewaken van de voortgang van meerdere projecten tegelijk;

het maken van draaiboeken, checklists en taakverdelingen;

het coördineren van interne en externe betrokkenen;

het voorbereiden van besluitvorming door de schoolleiding;

het bewaken van budgetten en financiële afspraken;

het verzorgen van praktische en logistieke voorbereiding;

het bewaken van de kwaliteit en uitstraling van evenementen;

het evalueren en verbeteren van processen;

het vastleggen en borgen van werkwijzen.

De project-/eventmanager is een gestructureerde, stressbestendige en communicatief sterke professional. Hij of zij kan goed schakelen tussen strategisch overzicht en praktische uitvoering. De functionaris houdt overzicht in drukke situaties, werkt zorgvuldig, denkt vooruit en weet mensen op een prettige maar duidelijke manier in beweging te krijgen.

De project-/eventmanager beschikt over:

tenminste affiniteit met het onderwijs;

ervaring in of met onderwijsorganisaties is een pré;

sterke organisatorische vaardigheden;

ervaring met projectmatig werken;

goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;

financieel en administratief inzicht;

gevoel voor representatie, hospitality en uitstraling;

het vermogen om meerdere projecten tegelijk te overzien;

stressbestendigheid en oplossingsgerichtheid;

een proactieve en zelfstandige werkhouding;

sensitiviteit voor de onderwijscontext;

het vermogen om samen te werken met uiteenlopende doelgroepen.

Plaats in de organisatie De project-/eventmanager werkt in opdracht van en rapporteert aan de schoolleiding. Afhankelijk van het project werkt hij of zij samen met projectleiders, docenten, ondersteunend personeel, leerlingen en externe partners. De functie heeft een coördinerend karakter, maar vraagt ook om uitvoeringskracht.

Voorbeelden van projecten en evenementen De project-/eventmanager kan onder meer worden ingezet voor:

de onderwijsprojecten van John Dewey College

projectafsluitingen, tentoonstellingen en evenementen rondom nieuwe onderwijstrajecten;

samenwerkingen met partners in de wijk of stad;

netwerkbijeenkomsten met externe partners;

schoolbrede studiedagen of bijeenkomsten;

open dagen en proeflesmiddagen;

informatieavonden voor ouders en leerlingen;

diploma-uitreikingen en vieringen;

PR- en wervingsactiviteiten.

Arbeidsvoorwaarden

Aanstellingsomvang: 0,6 fte te verdelen over 3 of 4 dagen;

CAO Voortgezet Onderwijs, schaal 8; inschaling trede op basis van ervaring;

8% vakantiegeld;

Beperkte thuiswerkmogelijkheid in overleg.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Gert-Jan Kloos, rector John Dewey College, telefoon 06– 11858769, email

.

#J-18808-Ljbffr