Managementassistent Interne Geneeskunde, Groningen

In deze functie ben je goed op de hoogte van wat er speelt binnen de opleiding en kun je dit vertalen naar jouw rol, waarbij je oplossingsgericht te werk gaat. Je krijgt de kans om jezelf te ontwikkelen en verder te professionaliseren in jouw vak. Je mag meedenken over hoe we de efficiëntie verder kunnen verbeteren en hoe we nog meer werkplezier kunnen creëren.

Je draagt verantwoordelijkheid voor de volgende werkzaamheden:

het maken van weekprogramma’s voor het ochtendrapport en onderwijs in samenspraak met de betrokken afdelingen en aios. Bij annuleringen of wijzigingen stel je snel een nieuwe planning op

het maken van een jaaroverzicht voor het ochtendrapport

het plannen en faciliteren van diverse scholingen, zowel lokaal als regionaal. Voor deze scholingen stel je roosters op in overleg met de thema-eigenaren, verstuur je uitnodigingen in samenwerking met de betrokken afdelingen in het UMCG en opleidingscoördinatoren in de regio, regel je locaties en organiseer je aanvullende zaken zoals catering en mediaondersteuning

het ondersteunen van de organisatie van het introductieprogramma voor nieuwe aios

het bijdragen aan verdere optimalisatie van het onderwijsplanningsproces met behulp van moderne systemen. Het is daarom belangrijk dat je het leuk vindt om mee te denken over procesoptimalisaties en efficiëntieverbeteringen

het beheren van de gezamenlijke onderwijs en opleiden-mailbox: je verwerkt inkomende e-mails, sorteert en organiseert de inbox en bepaalt wat prioriteit heeft en wat later kan worden opgepakt

het verrichten van algemene werkzaamheden zoals het beantwoorden van de telefoon, het ontvangen van bezoekers, het plannen van bijeenkomsten en het doen van bestellingen, inclusief het regelen van facilitaire zaken en voorzieningen zoals catering, locaties en attenties

het inplannen van voortgangsgesprekken voor aios

het verzorgen van correspondentie en documentarchivering in Teams

Je werkt nauw samen met je collega, die zich richt op de ondersteuning van de bedrijfsvoering. Jullie stemmen met elkaar af en zijn in staat elkaar te vervangen.

Vereisten

Je bent gemotiveerd en hebt HBO-werk- en denkniveau

Je kunt goed plannen en organiseren; je kunt je werk goed indelen en weet de uitstaande acties goed te managen

Je kunt goed het overzicht bewaren, weet wat er speelt en houdt hiermee rekening in je werk

Je bent stressbestendig: je functioneert effectief onder druk, schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en stelt de juiste prioriteiten

Je hebt het vermogen om kritisch te denken, gegevens te analyseren en durft moeilijke beslissingen te nemen bij het oplossen van complexe vraagstukken

Je kunt goed werken met de MS365 programma’s: Word, Excel, SharePoint, Onedrive en Teams

#J-18808-Ljbffr