Back Office Coördinator - HR focus, Hilversum

Omschrijving bedrijf IBIS is a global provider of integrated, flexible Media Asset Management solutions for broadcasters and content providers. IBIS’s iFind MAM application enables users to find and use media via a web based interface and provides the tools to manage and distribute content in order to maximise business efficiency.

With clients around the globe including Channel 7 Australia, BBC English Regions, ESPN Star Sports, BBC Arabic, BBC Persian and Setanta.

Omschrijving functie werkzaamheden Bedrijfsomschrijving

Wie zijn wij? ibis Amsterdam Centre Stopera ligt op een van de mooiste plekken van Amsterdam, dicht bij de Amstel, op loopafstand van het Waterlooplein, de Stopera en het bruisende centrum. Met 207 kamers en een team van 28 medewerkers zijn wij een compact maar krachtig hotel waar iedereen elkaar kent en waar geen dag hetzelfde is. Onze gasten komen van over de hele wereld, en dat zie je ook terug in ons team: internationaal, divers en altijd in beweging. De sfeer bij ons is energiek, laagdrempelig en toegankelijk, voor onze gastenén voor elkaar. Hiërarchie? Die houdt ons niet tegen. Ideeën? Die zijn altijd welkom. Als onderdeel van Accor, een van de grootste hotelgroepen ter wereld, bieden wij jou een omgeving waar jij kunt groeien, leren en jezelf kunt zijn, met alle voordelen van een groot internationaal netwerk.

Vacatureomschrijving Wat ga jij doen?

Als Back of House Coördinator met HR-focus ben jij de rechterhand van de General Manager op alles wat met mensen te maken heeft. Jij zorgt ervoor dat de HR-processen van A tot Z soepel verlopen en dat zowel het team als het management altijd kunnen bouwen op jouw nauwkeurigheid en inzicht. Je werkt nauw samen met de andere Back of House Coördinator, die de focus heeft op financiële administratie. Samen zorgen jullie dat de hele back of house draait als een goed geoliede machine. Bij afwezigheid van je finance-collega weet jij de belangrijkste administratieve taken naadloos over te nemen, continuïteit van de back of house staat bij ons altijd voorop.

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

Personeelsadministratie: je beheert de urenregistratie via Manus, controleert verlof- en verzuimregistraties en verwerkt payrollmutaties nauwkeurig en tijdig in AFAS Profit

Verzuimbegeleiding: je bent het eerste aanspreekpunt bij ziekte en begeleidt medewerkers en leidinggevenden door het re-integratieproces conform de Wet Verbetering Poortwachter

HR-documenten&onboarding: je stelt arbeidsovereenkomsten op, regelt de uitgifte van bedrijfseigendommen en zorgt voor een vlekkeloze onboarding van nieuwe collega's

Schakel naar hoofdkantoor: je onderhoudt contact met de HR-afdeling van Essendi en Accor, zorgt dat rapportages correct en tijdig worden aangeleverd en signaleert relevante ontwikkelingen

Ondersteuning GM: je adviseert en ondersteunt de General Manager gevraagd en ongevraagd op HR-gebied, zodat beslissingen snel en goed onderbouwd genomen kunnen worden

Signalerende rol: je houdt je vinger aan de pols binnen het team en fungeert als betrouwbare schakel tussen medewerkers en management

Functie-eisen Jij bent iemand die zowel van mensen houdt als van een goed spreadsheet. Je bent zorgvuldig maar ook praktisch, je lost problemen op voordat ze problemen worden. In een team vol energie en dynamiek weet jij je rust te bewaren en het overzicht te houden.

Wat wij in jou zoeken:

Een afgeronde mbo 4‑opleiding of hbo‑werk‑en denkniveau, bij voorkeur in HR, personeelsmanagement of een vergelijkbare richting

Ervaring in een HR‑administratieve functie is een duidelijk voordeel

Goede kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Excel

Aantoonbare affiniteit met HR‑systemen; ervaring met AFAS Profit en/of Manus is een pré

Uitstekende beheersing van de Nederlandseén Engelse taal, ons team is internationaal

Jij bent proactief, integer en discreet, HR‑informatie behandel jij met de nodige vertrouwelijkheid

Je maakt je snel nieuwe systemen eigen en weet van aanpakken

Woonachtig in of rondom Amsterdam is een pré

Aanvullende informatie Wat bieden wij jou? Je rapporteert rechtstreeks aan de General Manager van het hotel. Dat betekent korte lijnen, snelle beslissingen en directe impact op de organisatie. Geen ellenlange bureaucratie, gewoon: doen. Verder kun jij rekenen op:

Een salaris in salarisgroep VI van de Horeca CAO, tussen€2.800 en €3.000 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband (afhankelijk van ervaring)

Een parttime aanstelling van 3à 4 dagen per week (22,8 – 30,4 uur)

25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband

Een competitieve reiskostenvergoeding

Voordelig overnachten, eten en drinken bij collega-hotels wereldwijd via het Accor-netwerk

Toegang tot een uitgebreid trainingsaanbod via de Accor Academy

De All Heartist Card na je proeftijd

Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, want stilstaan is er bij ons niet bij

En bovenal: werken in een energiek, gezellig team waar iedereen welkom is

Herken jij jezelf hierin? Dan maken we graag kennis!

#J-18808-Ljbffr