Executive/Management Assistent, Leiden

Verantwoordelijkheden

Directieondersteuning

Bieden van hoogwaardige administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directeur (CEO) waarbij je veel interactie hebt met C-level stakeholders. Fungeren als gatekeeper: prioriteren van verzoeken en bewaken van tijd en focus. Beheren en prioriteren van e-mails en een complexe agenda. Voorbereiden van vergaderingen (agenda’s, stukken) en bewaken van opvolging.

Agenda- en planningsbeheer

Organiseren en coördineren van interne en externe afspraken en bijeenkomsten. Proactief signaleren en oplossen van planningsconflicten. Zorgen voor optimale voorbereiding en afstemming van afspraken.

Communicatie en stakeholdermanagement

Coördineren van inkomende vragen en communicatie met stakeholders. Ondersteunen van communicatie met interne en externe partners namens de directeur.

Operationele en administratieve ondersteuning

Bewaken van acties, prioriteiten en deadlines. Waarborgen van vertrouwelijkheid van gevoelige informatie. Daar waar nodig vastleggen en beheren van contracten, documenten, HR-mutaties en onderhouden van het CRM-systeem (HubSpot).

Overige taken

Ondersteunen bij (internationale) reisplanning indien nodig. Daar waar nodig ondersteunen bij evenementen en het ontvangen van gasten. Bijdragen aan procesverbeteringen en organisatieontwikkeling.

Je beschikt over:

HBO werk- en denkniveau. Minimaal 5‑10 jaar ervaring als managementassistent, executive assistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende rol. Ervaring met ondersteuning van senior management of directie (C-level is een pré). Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.Vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te houden. Een proactieve, oplossingsgerichte en servicegerichte instelling. Hoge mate van discretie en betrouwbaarheid. Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift. Ervaring met Microsoft Office en CRM-systemen. Ervaring in de life sciences&health sector is een pré. Wat maakt deze functie aantrekkelijk?

Impact: Jij speelt een sleutelrol binnen een organisatie die zich inzet voor innovaties in de Life Sciences&Health sector. Dynamiek: Geen dag is hetzelfde; je werkt in een snel veranderende omgeving. Invloed: Je denkt actief mee over processen en professionalisering. Samenwerking: Je werkt met diverse stakeholders binnen het grootste Life Sciences&Health‑cluster van Nederland. Wat bieden we jou?

Een inspirerende werkomgeving in een van de meest toonaangevende kennisregio’s van Nederland. Veel zelfstandigheid in een klein en betrokken team. Een aanstelling van 40 uur per week. De mogelijkheid om een directe impact te hebben op de organisatie. Bruto maandsalaris tussen €3.700 en €4.500, o.b.v. een 40‑urige werkweek en afhankelijk van ervaring.Vakantietoeslag van 8,33%. 30 vakantiedagen op basis van een fulltime (40‑uur) dienstverband. Reiskosten‑ en thuiswerkvergoeding. Pensioenregeling.

#J-18808-Ljbffr