Secretaresse HR Arbeid- en Organisatiebeleid, Nijmegen

Functie Als secretaresse van het werkveld Arbeid- en Organisatiebeleid binnen het HR secretariaat werk je nauw samen met jouw collega's. Binnen deze gevarieerde functie zijn jouw werkzaamheden voornamelijk gericht op de coördinatie en ondersteuning van de secretarissen van de benoemingsadviescommissies en de ondersteuning van de arbeidsjuristen van het werkveld.

De benoemingsadviescommissies worden ingesteld voor de werving en selectie van (kandidaat-) hoogleraren/afdelingshoofden en centrumdirecteuren binnen het Radboudumc. Waar de samenstelling van deze commissies per procedure verschilt, ben jij met drie van jouw collega's binnen dit secretariaat en samen met de secretarissen van de commissies, de constante factor die zorgt voor een soepel verloop van de procedures.

Samen met de secretarissen begeleid je het gehele proces van de benoeming: van vacature of leeropdracht tot aan de benoeming zelf. Voor het plannen van complexe afspraken heb je contact met leidinggevenden en ondersteuners in de gehele organisatie. Daarnaast heb je contacten met externe partijen, voorzitters en kandidaten.

Als spin in het web plan je complexe vergaderingen, regel je de vergaderfaciliteiten, maak je de concept agenda voor de bijeenkomst, schakel je met voorzitters en kandidaten en bewaak je de voortgang van het proces. Je verzorgt de verzending van de vergaderstukken en andere correspondentie binnen deze benoemingsprocedures.

Daarnaast ondersteun je in deze rol van Secretaresse HR samen met jouw collega's het juridische team van HR. De juridisch adviseurs van HR behandelen individuele arbeidszaken en adviseren over advies- en instemmingsaanvragen voor de Ondernemingsraad. De beleidsjuristen van HR houden zich vooral bezig met het opstellen van het arbeidsvoorwaardenbeleid, personeelsregelingen en ander HR-beleid op het gebied van arbeidsrecht. Hierbij draag je zorg voor de administratieve afhandeling van overeenkomsten en het registreren van nevenwerkzaamheden.

Met de secretarissen en de juristen heb je korte lijntjes, wat maakt dat je snel en prettig met elkaar kan schakelen over de werkzaamheden. Binnen het team van management assistente en secretaresses, vul je elkaar aan en vervangt elkaar waar nodig, zo vorm je samen een sterke eenheid in deze ondersteuning!

Taken en verantwoordelijkheden

Telefoonbehandeling, email- en postverkeer en bewaken van de voortgang van actiepunten.

Agendabeheer, maken van complexe afspraken waarbij inlevend vermogen en inzicht nodig zijn.

Proactief ondersteunen van de secretarissen in de benoemingsprocessen en ondersteunen van de HR arbeidsjuristen.

Brieven opstellen en op juistheid controleren.

Verslagleggen van werkoverleggen (af en toe een verslag/actiepuntenlijst opstellen).

Op verzoek gegevens en standaardoverzichten verstrekken uit registraties.

Werkdossiers aanleggen, bewaken en opvolgen van acties, stukken archiveren.

Organisatorisch en administratief voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen (plannen van complexe vergaderingen, vergaderfaciliteiten regelen, conceptagenda opstellen, voortgang bewaken, verzenden van vergaderstukken en overige correspondentie verzorgen binnen de benoemingsprocedures).

Jouw werkplek De afdeling Human Resources (HR) ondersteunt het Radboudumc met vraagstukken die mens en organisatie aangaan en bestaat uit verschillende werkvelden: Arbeid- en organisatiebeleid, Leiderschap&Organisatieontwikkeling, Leren, Ontwikkelen&Mobiliteit, HR Advies, HR Services en de Arbo- en milieudienst (AMD).

De afdeling Human Resources is gevestigd op de zesde etage van het moderne Tandheelkundegebouw van het Radboudumc.

Samen met de secretaresses en managementassistentes van de andere werkvelden binnen HR vormen we het secretariaat HR. We ondersteunen en ontzorgen de medewerkers binnen HR door op een proactieve, excellente en klant- en persoonsgerichte manier samen te werken.

Bij Human Resources werk je aan een organisatie waarin mensen kunnen groeien en zich duurzaam kunnen ontwikkelen. Je ondersteunt medewerkers en leidinggevenden bij werving, ontwikkeling, vitaliteit en inzetbaarheid. Samen met zo’n 180 HR-professionals werk je in een open en collegiale omgeving waarin samenwerking en kennisdeling centraal staan. Je werkt samen met HR-adviseurs, specialisten op het gebied van leiderschap en organisatieontwikkeling, recruitment en juridische collega’s. Als stafdienst ondersteunen we het Radboudumc bij vraagstukken die mens en organisatie raken. De focus ligt op vier speerpunten: leiderschap in actie, het verlagen van verzuim, strategische personeelsplanning en vlootschouw, en het optimaliseren van HR-systemen en -processen. Zo draag je bij aan een toekomstbestendige werkomgeving enaan de zorg van morgen.

Profiel Je bent een echte teamspeler die houdt van proactief meedenken en van aanpakken! Je kunt zelfstandig werken, bent bevlogen in je werk, kunt snel schakelen tussen adhoc werkzaamheden en pakt het werk met enthousiasme aan. Bovendien ben je integer, collegiaal, werk je heel zorgvuldig en nauwkeurig en ben je klant- en servicegericht.

Daarnaast heb je:

Mbo opleiding richting Secretarieel.

Relevante werkervaring.

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Goede beheersing van MS Officepakketten en MS Teams.

Goed om te weten

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

#J-18808-Ljbffr