Documentalist WNZ B Bruggen (zzp - freelance), Rotterdam

Opdrachtomschrijving Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het beheren van de archivering in het (document management) systeem door projectmedewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan projectmedewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief

het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;

het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;

het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het documentmanagement systeem naar behoefte van de medewerkers;

Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.

het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;

het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.

het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;

Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e‑mailstukken).

het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV‑B);

het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

het opstellen en onderhouden van werkinstructies en afspraken m.b.t. documentenbeheer

Standplaats Rotterdam

Bijzonderheden Je bent onderdeel van het PPO cluster WNZ B Bruggen. Het cluster B Bruggen renoveert de Spijker‑ingebrug, Brug over de Noord en Verkeersbrug Dordrecht. Voor de Spijker‑ingebrug en Brug over de Noord bevindt het cluster zich in realisatiefase. De Verkeersbrug Dordrecht zit in de voorbereidingsfase van het realisatiefase. Je werkzaamheden vinden in Rotterdam plaats. Hierbij geldt de indicatie dat 50% van de inzet op kantoor plaatsvindt.

Resultaat opdracht

Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);

Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

Leiding en toezicht De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op basis van resultaatverplichting en onder aansturing van de opdrachtgever. Of: De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van de MPBer.

#J-18808-Ljbffr