Senior Directiesecretaresse, Programmaondersteuner …, Schiedam

Ben jij sterk in organiseren, houd je moeiteloos overzicht en denk je altijd een stap vooruit? Dan voel jij je waarschijnlijk thuis in deze veelzijdige functie binnen het Nationaal Programma Nieuwland en Oost (NPNO).

Jouw rol (en waarom die ertoe doet) Als directiesecretaresse en programmaondersteuner ben jij de organisatorische spil van het programmabureau. Je ondersteunt de programmadirecteur, bewaakt overzicht en zorgt dat afspraken, overleggen en processen soepel verlopen. Je beheert complexe agenda’s en mailboxen, organiseert bijeenkomsten en zorgt dat collega’s, partners en bezoekers professioneel worden ontvangen. Daarbij werk je zelfstandig, denk je vooruit en signaleer je knelpunten voordat ze problemen worden.

Je zorgt dat alles loopt. Soms zichtbaar, vaak op de achtergrond, maar altijd onmisbaar.

Beheren van complexe agenda’s en mailboxen;

Voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen en bijeenkomsten;

Bewaken van acties en opvolging van afspraken;

Ondersteunen bij administratieve processen waaronder offertes en facturen;

Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt;

Ondersteunen bij evenementen en bijeenkomsten;

Signaleren en verbeteren van werkprocessen binnen het programmabureau.

Wat breng je mee?

Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau;

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;

Ervaring met Outlook, Word, Teams en digitale systemen als Key2Finance, Corsa en Cognos;

Affiniteit met AI-toepassingen in ondersteunende werkzaamheden;

Politiek‑bestuurlijke sensitiviteit;

Sterke organisatorische vaardigheden en een proactieve werkhouding;

Discretie en zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Je ontzorgt van nature en voelt goed aan wat er nodig is om het werk soepel te laten verlopen. Je houdt overzicht, werkt zorgvuldig en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en contacten. Daarbij beweeg je flexibel mee met de dynamiek van de dag, zonder het overzicht of de prioriteiten uit het oog te verliezen. Ook onder tijdsdruk blijf je rustig, professioneel en gefocust. Je weet wanneer je moet ondersteunen, doorpakken of juist grenzen moet bewaken. Dankzij jouw organisatietalent en betrokkenheid functioneert het programmabureau soepel en professioneel.

Proactief en oplossingsgericht;

Nauwkeurig en organisatorisch sterk;

Communicatief vaardig en collegiaal.

Beschikbaarheid Bij voorkeur ben je beschikbaar voor maximaal 24 uur per week, verdeeld over maandag, dinsdag en donderdag, waarvan minimaal twee dagen op kantoor. Flexibiliteit in werktijden is belangrijk wanneer de agenda daarom vraagt.

Wat bieden wij jou?

Een veelzijdige functie binnen een maatschappelijk en betekenisvol programma;

Een plek binnen een betrokken programmabureau waar collegialiteit, vertrouwen en samen werken aan kansengelijkheid centraal staan.

Veel ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en professionele ontwikkeling;

Een salaris van maximaal€ 4.499 bruto per maand (schaal 8) bij een 36‑urige werkweek. Je inschaling is afhankelijk van je kennis en relevante werkervaring;

Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris;

Flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken;

Volop mogelijkheden voor opleidingen, trainingen en persoonlijke ontwikkeling;

Een prettige en goed bereikbare werklocatie nabij het centrum van Schiedam, op vijf minuten loopafstand van station Schiedam Centrum;

Reiskostenvergoeding: per kilometer tot 30 km enkele reis of volledige vergoeding bij gebruik van openbaar vervoer;

Opbouw van pensioen via het ABP;

Vakantiedagen en verlof: regelingen passend bij diverse levensgebeurtenissen.

Je start met een tijdelijke arbeidsovereenkomst vanéén jaar, met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren;

Bijzonderheden Gezien de aard van de functie ben je bereid incidenteel ondersteuning te bieden in de avonduren wanneer de situatie daarom vraagt.

#J-18808-Ljbffr