Projectmedewerker Documentcreatie- en sjabloonbeheer, Amstelveen

Over de functie Je werkt aan een organisatiebreed traject rondom de vervanging van de documentcreatie- en sjabloonbeheertool. In deze rol zorg je ervoor dat analyse, advies en implementatie samenkomen in een toekomstbestendige oplossing. Je brengt complexe documentstromen en sjablonen in kaart en vertaalt functionele en technische behoeften naar een concreet plan van aanpak. Daarbij lever je een belangrijke bijdrage aan digitale toegankelijkheid en de optimalisatie van documentprocessen. Je schakelt zelfstandig met stakeholders en stuurt op een resultaatgerichte uitvoering van het project.

Wat ga je doen

Je stelt zelfstandig een plan van aanpak op waarbij de verschillende onderdelen in een planning worden opgeleverd.

Je maakt een overzicht van zowel eenvoudige als complexe sjablonen en documentopmaak, inclusief representatieve voorbeelden.

Je brengt de benodigde functionaliteiten op het gebied van documentcreatie en sjabloonbeheer in kaart.

Je voert een vergelijkingsonderzoek uit van beschikbare oplossingen, waaronder SmartDocuments en M365, gericht op het ondersteunen van zowel eenvoudige als complexe sjablonen.

Je levert een onderbouwd advies op voor een te maken keuze.

Je realiseert de implementatie en optimalisatie van de geselecteerde oplossing(en) voor alle typen sjablonen binnen de organisatie.

Je neemt stakeholders mee in keuzes en zorgt voor een succesvolle implementatie die aansluit bij de eisen rondom digitale toegankelijkheid.

Eisen

Op cv aantoonbaar minimaal een afgeronde HBO opleiding.

Aantoonbare ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen; Kandidaat heeft minimaal 3 jaar recente ervaring met het selecteren, implementeren en/of optimaliseren van tools voor documentcreatie en sjabloonbeheer (bijv. SmartDocuments, M365 of vergelijkbaar), inclusief migratie of vervangingstrajecten.

Ervaring met projecten gericht op digitale toegankelijkheid of compliant documentopmaak; Kandidaat heeft concrete ervaring met digitale toegankelijkheid (bijv. WCAG) en/of gestandaardiseerde documentopmaak en weet dit te vertalen naar praktische oplossingen.

Wensen

Specifieke ervaring met SmartDocuments en/of Microsoft 365; Kandidaat heeft hands‑on ervaring met SmartDocuments en/of Microsoft 365 (bijvoorbeeld Word templates, SharePoint, Power Platform) in relatie tot documentcreatie en sjabloonbeheer.

Aantoonbare ervaring met complexe documentomgevingen; Ervaring met organisaties waar sprake is van veel verschillende (complexe) sjablonen en documentstromen, en waarbij standaardisatie en harmonisatie een rol speelden.

Ervaring binnen (semi-)overheid of gereguleerde organisaties; Kandidaat heeft aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke, overheids- of vergelijkbare organisatie waar gewerkt wordt met compliance‑eisen (zoals digitale toegankelijkheid en standaardisatie van documenten).

Competenties

Analytisch vermogen– snel inzicht krijgen in bestaande processen, sjablonen en behoeften

Adviesvaardigheid– onderbouwde keuzes maken en stakeholders overtuigen

Technische affiniteit– kennis van of ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen (bijv. SmartDocuments, M365)

Resultaatgerichtheid– focus op concrete en bruikbare eindproducten

Doelgroepgerichte communicatievaardigheden– helder en overtuigend kunnen communiceren op verschillende niveaus, zowel mondeling als schriftelijk

Pragmatisch en oplossingsgericht– van analyse naar implementatie kunnen schakelen

#J-18808-Ljbffr