Executive Assistant Directeur IT, Utrecht

Functie omschrijving Executive Assistant Directeur IT Ben jij een ervaren Executive Assistant die energie krijgt van structuur aanbrengen, organiseren en ontzorgen op hoog niveau?

Voor een grote, dynamische organisatie in centrum Utrecht zoeken wij een proactieve en stevige professional die de directie van een IT-afdeling optimaal ondersteunt.

In deze rol ben jij de rechterhand van de Directeur en zorg je ervoor dat organisatorische, administratieve en secretariële processen soepel verlopen. Je schakelt dagelijks met uiteenlopende interne stakeholders, waaronder managementteams, multidisciplinaire teams en directieleden. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen weet jij precies wat prioriteit heeft en wat nodig isom processen efficiënt te laten verlopen.

Je bent een echte spin in het web: je denkt vooruit, bewaakt deadlines, houdt overzicht over complexe planningen en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Daarnaast ondersteun je bij besluitvormingsprocessen en zorg je dat stukken correct, volledig en tijdig worden voorbereid.

Wat ga je doen?

Complex agenda- en mailboxbeheer voor de Directeur

Organiseren, voorbereiden en opvolgen van vergaderingen en bijeenkomsten

Bewaken van planningen, deadlines en actiepunten

Ondersteunen bij besluitvormingsprocessen en activiteitenkalenders

Afstemmen met interne stakeholders over prioriteiten en voortgang

Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen

Redigeren van teksten en verzorgen van heldere communicatie

Ondersteunen bij organisatorische en administratieve werkzaamheden

Zorgen voor structuur, overzicht en optimale ondersteuning van de directie

Waarom is deze functie interessant? Je komt terecht in een professionele en dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. In deze rol krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken. Jij bent degene die overzicht bewaart, processen stroomlijnt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Een mooie uitdaging voor een ervaren Directieondersteuner die houdt van schakelen, organiseren en impact maken.

Functie eisen Executive Assistant Directeur IT Dit breng jij mee: Wij zoeken een ervaren en zelfstandige Executive Assistant die stevig in zijn of haar schoenen staat en moeiteloos overzicht bewaart in een dynamische omgeving. Je bent proactief, organisatorisch sterk en weet prioriteiten goed te stellen.

Daarnaast beschik je over:

HBO werk- en denkniveau

Een afgeronde opleiding richting Office Management of Management Support is een pré

Minimaal 5 jaar recente ervaring in een vergelijkbare functie als directiesecretaresse, executive assistant, management assistent

Ervaring met complexe agenda’s, planningen en bestuurlijke processen

Ervaring binnen een grote organisatie of overheidsomgeving is een pré

Goede kennis van Microsoft Outlook, Word en Excel

Ervaring met het opstellen/redigeren van teksten en communicatie

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Je bent minimaal 36 uur per week beschikbaar

Hoe jij werkt Je bent servicegericht, maar weet ook duidelijk grenzen aan te geven en prioriteiten te bewaken. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en stakeholders en weet rust en structuur te brengen, ook wanneer de druk hoog is.

Daarnaast ben jij:

Communicatief sterk en tactvol

Stressbestendig en flexibel

Nauwkeurig en kwaliteitsgericht

Proactief en oplossingsgericht

Integer en discreet

Sterk in plannen en organiseren

Aanbod Executive Assistant Directeur IT Je komt terecht in een professionele organisatie waar samenwerking, kwaliteit en ontwikkeling centraal staan. Binnen deze secretariële functie krijg je veel verantwoordelijkheid en de kans om écht van toegevoegde waarde te zijn voor de directie en de organisatie.

Wat bieden zij jou?

Een uitdagende functie als Executive Assistant Directeur binnen een dynamische IT-omgeving

Een opdracht voor 36 tot 40 uur per week, remote - hybride mogelijk

Een professionele werkomgeving met korte lijnen en veel samenwerking

Een afwisselende rol met veel verantwoordelijkheid

Ruimte om zelfstandig te werken en mee te denken over verbeteringen

Werken binnen een organisatie waar kwaliteit en ontwikkeling belangrijk zijn

Marktconforme arbeidsvoorwaarden

De organisatie is goed bereikbaar met de fiets en het openbaar vervoer (op loopafstand van Utrecht Centraal).

#J-18808-Ljbffr