Directie Ondersteuner, Utrecht

Over de functie In het kort: Je gaat de IT‑directeur organisatorisch, secretarieel en administratief ontzorgen, besluitvorming en planningen bewaken, activiteiten voorbereiden en opvolgen, prioriteiten stellen en als spin in het web interne afstemming en communicatie coördineren.

Opdrachtomschrijving KVK biedt informatie, voorlichting en ondersteuning aan ondernemers bij de belangrijkste thema's op ondernemersgebied. Als Directie‑ondersteuner binnen het team van onze IT Afdeling Solide Fundament ondersteun en ontzorg je de Directeur op organisatorisch, secretarieel en/of administratief gebied. Je zorgt dat alle processen zo effectief en accuraat mogelijk verlopen en bent het eerste aanspreekpunt voor alle operationele zaken.

Je werkt in een omgeving met uiteenlopende interne partijen, zoals andere afdelingen, (multidisciplinaire) teams, het directieteam en de RvB. Je informeert en stemt met hen af over prioritering en uitvoering, brengt planningsprocessen in kaart, bewaakt de naleving van afspraken, zet besluitvorming om in een activiteitenkalender en test besluitvormingsprocessen en documenten op correctheid en volledigheid.

Taken en verantwoordelijkheden• De IT‑directeur organisatorisch, secretarieel en administratief ontzorgen. • De besluitvormings- en planningsprocessen bewaken en optimaliseren. • Activiteiten voorbereiden, opvolgen en collega’s aanspreken op afspraken en resultaten. • Interne afstemming en communicatie coördineren en informatie snel verzamelen.• Ambtelijke en vertrouwelijke informatie behandelen met integer gedrag en assertiviteit.

Kandidaatomschrijving

Creativiteit: in staat om situaties vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en vernieuwende ideeën te bedenken.

Resultaatgericht: doelgericht en vasthoudend resultaat realiseren op een efficiënte manier.

Plannen en organiseren: doelstellingen vertalen naar concrete acties en middelen en de planning behaald.

Kwaliteitsgerichtheid: hoge kwaliteitsnormen hanteren en continu verbeteren.

Samenwerken: bijdragen aan het gemeenschappelijke resultaat en de sfeer in de groep.

Eisen

Detachering

Aantoonbaar hbo werk- en denkniveau.

Afgeronde opleiding richting Office en management.

Beheersing van Microsoft Outlook, Word en Excel.

Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie (aangewend binnen de afgelopen 7 jaar).

Minimaal 5 jaar ervaring met strategische beleidsadvisering (aangewend binnen de afgelopen 7 jaar).

Minimaal 5 jaar ervaring met inzicht in besluitvormings‑ en werkprocessen binnen organisaties (aangewend binnen de afgelopen 7 jaar).

Minimaal 5 jaar ervaring met het opstellen van beleidsadviezen, het redigeren van teksten en het vormgeven van communicatie (aangewend binnen de afgelopen 5 jaar).

Communicatie in het Nederlands.

Wensen

Certificering van Schoevers (weging 13 %).

Ervaring met een omgeving met uiteenlopende interne partijen, (multidisciplinair) teams en directieteamen (0‑3 jaar 3 %; 3‑5 jaar 7 %; 5+ jaar 13 %).

Ervaring met het in kaart brengen van planningsprocessen en het bewaken van naleving (0‑3 jaar 3 %; 3‑5 jaar 7 %; 5+ jaar 13 %).

Ervaring met een soortgelijke overheidsorganisatie (0‑3 jaar 3 %; 3‑5 jaar 7 %; 5+ jaar 11 %).

Competenties

Creativiteit

Resultaatgericht

Plannen en organiseren

Kwaliteitsgerichtheid

Samenwerken

#J-18808-Ljbffr